Автоматизация личных процессов: для чего нужна и как ее правильно применять

Зачастую деятельность человека связана с выполнением однотипных задач. И со временем становится тяжело заставлять себя заниматься одним и тем же изо дня в день. В таком случае на помощь могут прийти выработанные привычки, навыки и умения, или другими словами – автоматизмы. Иногда они образовываются сами по себе, параллельно с приобретением опыта. Однако куда чаще для их освоения нужно приложить некоторые усилия.

Что касается пользы от автоматизации, то в большинстве случаев она помогает выполнять свою работу быстрее, затрачивая при этом меньшее количество сил. Однако иногда такой подход может и навредить. Но обо всем по порядку.

Автоматизация в данном случае понимается как бессознательное выполнение тех или иных действий, находясь при этом в состоянии сознания. В качестве примера автоматизма можно привести процесс застегивания пуговиц, езду на велосипеде или игру на музыкальном инструменте. Выполняя перечисленные задачи, мы не думаем о том, как именно мы это делаем, все происходит само собой. В этом и заключается суть автоматизации.

Практически вся деятельность человека завязана на разного рода автоматизмах. В повседневной жизни их называют навыками и привычками. Навык является действием, которое путем многократных повторений человек переводит из сознательного в бессознательное. Таким образом получается сэкономить на затратах памяти, мышления и внимания.

Автоматизация позволяет выполнять сложный набор действий максимально легко, как говорится "на автопилоте". Легко до такой степени, что параллельно с этим можно без проблем выполнять другие задачи. Например, агроном, проводящий ежедневное обследование участка, может при этом общаться с сотрудником по телефону. Оба действия будут выполняться без потери качества, потому как осознанная задача здесь по сути одна – общение, обследование проводится на автомате.

Предназначение автоматизации заключается в освобождении умственных ресурсов для выполнения нескольких задач одновременно. Это позволяет в значительной мере оптимизировать рабочий процесс, сэкономить время и повысить личную эффективность. О последнем мы уже рассказывали в нашей статье "Как планировать дела чтобы повысить личную эффективность". Помимо этого, обретение навыка дает человеку следующие преимущества:

• Изначально сложное действие перестает быть таковым, ментальной усталости от его выполнения куда меньше;
• Если навык касается работы, то человек стает более профессиональным в этой сфере, улучшая свои результаты;
• Со временем навык трансформируется в привычку, а затем – в потребность. Это решает проблему поиска мотивации.

Что касается вопроса освоения навыка, то по сути этот процесс заключается в многократном выполнении определенного действия (или набора действий). Чтобы сделать это быстрее, нужно:

1. Быть заинтересованным в этом действии. Обычно у человека появляется такое желание, когда он видит, как кто-то другой владеет аналогичным навыком и получает с этого пользу.
2. Узнать точный алгоритм его выполнения, запомнить и воспроизвести на практике.
3. Заставить себя активнее работать над освоением. Сделать это можно посредством самомотивации. Подробнее об этом в нашей статье "Секреты успешных людей: самомотивация".
4. Научится сознательно выполнять это действие. Здесь помогут только обучение и тренировки.

На первых этапах ошибки неизбежны, тем более если это сложный навык. Однако со временем их будет все меньше, потребность в мыслительных процессах постепенно уменьшится, выполнять действие будет комфортно не только в привычной, но и нестандартной ситуации.

Состояние рабочего места в значительной мере влияет на скорость и качество выполнения задач. Самым актуальным и действенным методом его организации является так званая система "5 С". В нее входят следующие пункты:

• Сортировка. Все предметы нужно разбить на 3 категории: ненужные, периодически используемые, обязательные. Последние должны быть на виду, в легкодоступном месте;
• Самоорганизация. Расположение предметов должно быть максимально эргономичным и упорядоченным;
• Соблюдение чистоты. Подготовка места к работе и уборка по ее завершению должны занимать минимум времени;
• Стандартизация. Этот момент больше относится к управленческой деятельности и автоматизации работы своих сотрудников. Рабочие места людей с одинаковой должностью нужно обустроить по единому стандарту. В таком случае специалист будет уверенно себя чувствовать даже на чужом рабочем месте;
• Совершенствование. Принцип также свойственен организации труда в крупных компаниях. Заключается в предоставлении сотрудникам возможности внесения предложений по улучшению текущих условий.

Чаще всего в сфере управления персоналом автоматизацию рассматривают отдельно по определенным областям (бухгалтерский учет, регулирование финансов, продажи т.д.). Но куда более эффективно будет применять ее в целом, приняв во внимание 3 ключевых аспекта: обучение, отбор, и оценивание результатов сотрудников.

Для внедрения автоматизации специалист должен обладать необходимым набором управленческих навыков. Получить нужные знания вы сможете из учебной программы "Агрокебеты". Также, помимо этого, всего за полтора года вы освоите ключевые аспекты аграрного бизнеса, став востребованным специалистом для крупных сельхозпредприятий.

В целом процесс автоматизации управления персоналом состоит из 5 ключевых шагов:

1. Анализ текущей модели компетенций, а если ее нет – создание новой. Разрабатывать ее нужно отталкиваясь от целей компании.
2. Профилирование сотрудников.
3. Оценка компетенции кандидатов по принятой системе (пункт 1).
4. Постоянная актуализация данных о работниках.
5. Налаживание обратной связи с персоналом.

Автоматизировав управление персоналом, вы вовлечете сотрудников в жизнь компании, повысите эффективность внутренних коммуникаций и сократите потери прибыли из-за некомпетентности кадров.

Если посмотреть глобально, то станет понятно, что около 90% действий человека – это автоматизмы. И в этом нет ничего странного, ведь для того чтобы добиться успехов в конкретной деятельности нужны навыки и положительные привычки. Развивая их человек стает виртуозом своей профессии, достигая все новых и новых вершин мастерства.

Отрицательной же стороной автоматизма является то, что привычные действия, выполняемые бессознательно, не имеют эмоционального окраса и не заставляют разум прилагать усилия. Те остальные 10% решений, мыслей и чувств принято называть креативом.

Полностью автоматизировав свои действия, человек не будет ощущать той радости от их выполнения, что была раньше. К тому же, когда появляется выверенный алгоритм решения какой-либо задачи, сложно заставить себя подойти к ней с другой стороны, взглянуть по-новому. Отсюда вытекает и нежелание учиться, развиваться и вносить разнообразие в свою деятельность.

Также чрезмерная автоматизация чревата следующим:

• Появлением шаблонного, стереотипного мышления;
• Потерей умения критически оценивать получаемую информацию;
• Умственной стагнацией и деградацией.

Так стоит ли автоматизировать свои действия? Безусловно, ведь навыки и позитивные привычки необходимы человеку. А чтобы не допустить выгорания и застоя в развитии нужно не останавливаться в обучении, стараться узнавать что-то новое и пытаться находить нестандартные решения в стандартных ситуациях.