Автоматизація особистих процесів: для чого потрібна і як її правильно застосовувати

Найчастіше діяльність людини пов'язана з виконанням однотипних завдань. І з часом стає важко змушувати себе займатися однаковими справами день у день. В такому випадку на допомогу можуть прийти вироблені звички, навички та вміння, або іншими словами — автоматизми. Іноді вони утворюються самі по собі, паралельно з набуттям досвіду. Однак куди частіше для їх освоєння потрібно докласти певних зусиль.

Що стосується користі від автоматизації, то в більшості випадків вона допомагає виконувати свою роботу швидше, витрачаючи при цьому меншу кількість сил. Однак іноді такий підхід може і нашкодити. Але про все по порядку.

Автоматизація в даному випадку розуміється як несвідоме виконання тих чи інших дій, перебуваючи при цьому в стані свідомості. Як приклад автоматизму можна привести процес застібання гудзиків, їзду на велосипеді або гру на музичному інструменті. Виконуючи перераховані завдання, ми не думаємо про те, як саме ми це робимо, все відбувається само собою. В цьому і полягає суть автоматизації.

Практично вся діяльність людини базується на різного роду автоматизмах. У повсякденному житті їх називають навичками і звичками. Навик є дією, яку, шляхом багаторазових повторень, людина переводить з свідомого в несвідоме. Таким чином виходить заощадити на витратах пам'яті, мислення і уваги.

Автоматизація дозволяє виконувати складний набір дій максимально легко, як то кажуть "на автопілоті". Легко до такої міри, що паралельно з цим можна без проблем виконувати інші завдання. Наприклад, агроном, який проводить щоденне обстеження ділянки, може при цьому спілкуватися зі співробітником по телефону. Обидві дії будуть виконуватися без втрати якості, тому як усвідомлене завдання тут, по суті, одне — спілкування, обстеження проводиться на автоматі.

Призначення автоматизації полягає в звільненні розумових ресурсів для виконання декількох завдань одночасно. Це дозволяє в значній мірі оптимізувати робочий процес, заощадити час і підвищити особисту ефективність. Про деякі аспекти особистої ефективності ми вже розповідали в нашій статті "Як планувати справи щоб підвищити особисту ефективність". Крім цього, набуття досвіду дає людині такі переваги:

• Спочатку складна дія перестає бути складною і ментальної втоми від її виконання значно менше;
• Якщо навик стосується роботи, то людина стає більш професійною у цій сфері, покращуючи свої результати;
• З часом навик трансформується у звичку, а потім — в потребу. Це вирішує проблему пошуку мотивації.

Що стосується питання освоєння навички, то цей процес полягає в багаторазовому виконанні певної дії (або набору дій). Щоб зробити це швидше, потрібно:

1. Бути зацікавленим в цій дії. Зазвичай, у людини з'являється таке бажання, коли вона бачить, як хтось інший володіє аналогічною навичкою і отримує з цього користь.
2. Дізнатися точний алгоритм її виконання, запам'ятати і відтворити на практиці.
3. Змусити себе активніше працювати над освоєнням. Зробити це можна за допомогою самомотивації. Детальніше про це ви можете прочитати в нашій статті "Секрети успішних людей: самомотивація".
4. Навчиться свідомо виконувати цю дію. Тут допоможуть тільки навчання і тренування.

На перших етапах помилки неминучі, тим більше, якщо це складна навичка. Однак з часом їх буде все менше, потреба в розумових процесах поступово зменшуватиметься, виконувати дію буде комфортно не тільки в звичній, але й в нестандартній ситуації.

Стан робочого місця в значній мірі впливає на швидкість і якість виконання завдань. Найактуальнішим і дієвим методом його організації є так звана система "5 С". У неї входять наступні пункти:

• Сортування. Всі предмети потрібно розбити на 3 категорії: непотрібні, для періодичного використання, обов'язкові. Останні повинні бути на видному, легкодоступному місці;
• Самоорганізація. Розташування предметів має бути максимально ергономічним і впорядкованим;
• Стан чистоти. Підготовка місця до роботи і прибирання по її завершенню повинні займати мінімум часу;
• Стандартизація. Цей момент більше відноситься до управлінської діяльності та автоматизації роботи своїх співробітників. Робочі місця людей з однаковою посадою потрібно облаштувати за єдиним стандартом. В такому випадку фахівець буде впевнено себе почувати навіть на чужому робочому місці;
• Самовдосконалення. Принцип також властивий організації праці у великих компаніях. Полягає в наданні співробітникам можливості внесення пропозицій щодо поліпшення поточних умов.

Найчастіше в сфері управління персоналом автоматизацію розглядають окремо за певними галузями (бухгалтерський облік, управління фінансами, продажу тощо). Але більш ефективно буде застосовувати її в цілому, взявши до уваги 3 ключові аспекти: навчання, відбір і оцінювання результатів співробітників.

Для впровадження автоматизації, фахівець повинен володіти необхідним набором управлінських навичок. Отримати необхідні знання ви зможете з курсу навчальної програми "Агрокебети". Також, крім цього, всього за півтора року у вас буде можливість освоїти ключові аспекти аграрного бізнесу, ставши затребуваним фахівцем для великих сільгосппідприємств.

В цілому процес автоматизації управління персоналом складається з 5 ключових кроків:

1. Аналіз поточної моделі компетенцій, а якщо її немає - створення нової. Розробляти її потрібно відштовхуючись від цілей компанії.
2. Профілювання співробітників.
3. Оцінка компетенції кандидатів по прийнятій системі (пункт 1).
4. Постійна актуалізація даних про працівників.
5. Налагодження зворотного зв'язку з персоналом.

Автоматизувавши управління персоналом, ви залучите співробітників в життя компанії, підвищите ефективність внутрішніх комунікацій і скоротите втрати прибутку через некомпетентність кадрів.

Якщо подивитися глобально, то стане зрозуміло, що близько 90% дій людини — це автоматизми. І в цьому немає нічого дивного, адже для того, щоб домогтися успіхів у певних діях, потрібні навички й позитивні звички. Розвиваючи їх, людина постає віртуозом своєї професії, досягаючи все нових і нових вершин майстерності.

Негативною ж стороною автоматизму є те, що звичні дії, що виконуються несвідомо, не мають емоційного забарвлення і не змушують розум докладати зусилля. Ті інші 10% рішень, думок і почуттів, прийнято називати креативом.

Повністю автоматизувавши свої дії, людина не буде відчувати ту радість від їх виконання, що була раніше. До того ж, коли з'являється вивірений алгоритм рішення будь-якої задачі, складно змусити себе підійти до неї з іншого боку, поглянути по-новому. Звідси випливає і небажання вчитися, розвиватися і вносити різноманітність в свою діяльність.

Також надмірна автоматизація небезпечна наступним:

• Появою шаблонного, стереотипного мислення;
• Втратою вміння критично оцінювати отриману інформацію;
• Розумової стагнацією і деградацією.

То чи варто автоматизувати свої дії? Безумовно, адже навички та позитивні звички необхідні людині. А щоб не допустити вигорання і застою в розвитку, потрібно не зупинятися в навчанні, намагатися дізнаватися щось нове і знаходити нестандартні рішення в стандартних ситуаціях.