Что такое управление проектами: как осуществляется и что в себя включает?

Менеджмент в любой сфере — сложная и неоднородная деятельность, но как показывает практика, на 30-70% процентов она связана с участием в проектах.
Действительно, достаточно большая часть современного бизнеса в Украине, Европе и во всем мире проектно-ориентирована. В Украине эта часть близится к отметке в 50% и аграрная сфера — не исключение. Это связано с тем, что все больше компаний ориентируются на создание принципиально новых продуктов или услуг, на достижение новых результатов в известных сферах. Проектами называют уже не набор технической документации и смет (как это было раньше), а серьезные мероприятия, которые нацелены на реализацию отдельных целей компании.

Словом, от умения реализовать проект в компании и зависит успех всего предприятия. А в связи с этим и управление проектами становится актуальной и важной темой для менеджеров любого звена. Поговорим и мы об этом: разберемся, что такое проект, как и с помощью чего им управляют.

Что такое проект и управление проектами

Проект — это некое мероприятие (или процесс) с четко обозначенными сроками, цель которого — создать уникальный продукт или получить некие инновационные результаты. В бизнесе целью проекта зачастую называют решение конкретных задач. Соответственно, управление проектами (или, как принято это называть, Project Management) — это конкретная деятельность, цель которой — реализовать все поставленные проектом задачи. Для этого прикладывается максимальное количество усилий, знаний, опыта, методик и инструментария.

Сами по себе проекты — неотъемлемая часть из реальной жизни любой организации. В каждой компании есть своя стратегия развития и порождаемые ею цели, которые и формируются в отдельные проекты. Важно понимать, чем они отличаются от повседневных действий в организации. Во-первых, тем, что у каждого проекта есть своя уникальная цель и временные ограничения на ее достижение. В повседневных действиях цель повторяющаяся, дедлайны также. Во-вторых, проект имеет свойство завершаться, достигнув заданной цели. Повседневные же действия имеют нескончаемый характер и их цель — поддержание нормального движения бизнеса.

Управление проектами (или проектный менеджмент) как раз и помогает быстро и эффективно достигать заданных целей. Кроме того, в процессе этого формируется целая система комплексов, которые могут быть задействованы для общих целей компании, и разрабатывается схема грамотного распределения ресурсов.

На данный момент управление проектами — эта целая наука, которая обросла сводами знаний, правил и стандартов. Наиболее известный ресурс — PMBOK. Это некая «книга знаний» в сфере проектного менеджмента, в которой описаны лучшие практические советы и знаний в этой сфере.

Что включает в себя управление проектами

В сложную на первый взгляд систему управления проектами входит ряд последовательных действий:

  • определение и формирование требований к проекту;
  • постановка максимально четких и понятных целей;
  • установка и реализация коммуникации между задействованными в проекте сторонами;
  • уравновешивание проектных ограничений: в частности бюджета, ресурсов, рисков, дедлайнов, качества;
  • общение с командой, учет их потребностей/пожеланий/ожиданий и коррекция существующих планов в соответствии с полученным материалом.

Все эти действия сегментируются на отдельные этапы: инициация проекта, планирование, исполнение и контроль, завершение. Именно тщательное планирование, организация задач и проектных составляющих, обеспечение необходимыми ресурсами и контроль действенности выбранной стратегии — это и есть то главное, что входит в управление проектами с перспективой достижения поставленной цели. Давайте разбираться немного подробнее.

  1. Инициация (то есть старт проекта) представляет собой некое знакомство с проектом. Определяется его суть и цели, формируется подходящая под него команда.

  2. Планирование — наиболее важная часть в управлении проектом. Как утверждается в классической методологии по РМВОК, это должно занять примерно 50% всего времени в процессе реализации проекта. Сложность в том, что во время этого этапа тщательно прописываются все действия, которые должна осуществить команда для достижения заданной цели. Для этого проект изначально разделяется на части и набор мелких задач. Создается некий «график работ», в котором прописываются дедлайны для каждой из задач. Также прорабатывается список необходимых ресурсов. При этом планирование включает в себя периодическое корректирование, ведь в процессе работы постоянно появляются новые нюансы и подзадачи, становятся явными некие «подводные камни» проекта;

  3. Исполнение и контроль. Этот этап следует чередовать с предыдущим. В идеальной системе управления проектом все выглядит так: поставили задачу, сделали ее, проконтролировали, внесли в план необходимые корректировки, поставили следующую задачу и так далее. На этапе исполнения обычно в ход идут некие инструменты для облегчения течения процессов: делегирование, тайм-менеджмент, матрица Эйзенхауэра и вычеркивание дел. По поводу каждого из методов есть масса учебных пособий, а о тайм-менеджменте мы писали ранее в нашем блоге.

  4. Завершение проекта. На этом этапе делается контрольная проверка выполненной работы и обязательно сохраняются исходные данные, задействованные инструкции и регламенты. Это нужно для того, чтобы даже новый человек в команде смог разобраться, что и как делали до него.

Существует достаточно большое количество методов, как осуществляется управление проектами. Кроме классического, который мы как раз и описали выше, используется Agil — когда один большой проект делится на массу мини-проектов с поэтапной реализацией; Scrum — разделение проекта на составные части; Lean — распределение проекта на мелкие пакеты работ; Kanban — вариант для проектов, не ограниченных по дедлайнам, ведь их можно ставить на паузу. У каждой из методик есть масса своих нюансов, достоинств и недостатков. Выбор подходящей системы зависит от специфики организации и команды, которая будет работать над конкретным проектом.

Система управления проектами: что это и зачем она нужна

При реализации каждой из методик управления проектами обычно не обойтись без определенного комплекса технологического и организационного инструментария. То есть, без системы управления проектами. В общем понимании это некая совокупность методов, которые могут влиять на объект управления с целью реализации всех поставленных задач. Но чаще всего это понятие используется в более узком смысле — в качестве обозначения конкретной программы. В Украине лучше всего себя зарекомендовали такие сервисы для управления проектами:

  • Worksection;
  • Битрикс24;
  • Мегаплан;
  • Wrike;
  • Basecamp;
  • Trello.

Все они преследуют 3 основные цели: сделать сотрудников более эффективными, сделать сам процесс проектного менеджмента более продуктивным и эффективным, сделать управление проектным профилем компании более удобным и прозрачным для взгляда со стороны.
Системы управления проектами уместны в том случае, когда сами проекты более или менее одного плана. Они позволяют формировать единую картину профиля проекта, отслеживать этапы его выполнения на разных уровнях, контролировать бюджет и дедлайны.

Системы управления проектами — это некий инструмент в руках руководителя и команды, позволяющий делать всю деятельности компании максимально прозрачной. Каждый может увидеть временные и финансовые затраты на определенные проекты, свою нагрузку и нагрузку коллег.

В итоге использование таких систем и последующая за ними прозрачность работы позволяют легко определять причины перерасходов или ошибок, оптимизировать затраты и эффективно сокращать расходы (временные, финансовые и трудовые).

Где учиться проектному менеджменту и стоит ли

В этой статье мы рассмотрели основы достаточно сложного понятия «управление проектами», где учиться которому — вопрос, возникающий в свое время практически у каждого руководителя. Есть несколько вариантов. Во-первых, если вы серьезно нацелены на глубокое изучение этой науки и планируете свое карьерное становление в качества проектного менеджера, есть смысл отправиться на специализированные курсы. Обычно такие проводят различные школы маркетинга и IT-школы. Во-вторых, если управление проектами — лишь часть вашей деятельности, как менеджера, можно получить образование менеджера в той или иной сфере при ВУЗе. Как правило, учебные программы на таких специализациях включают в себя и изучение процесса управления проектами. Например, проектный менеджмент изучается и на магистерской программе «Агрокебетов». И, в-третьих, если вы — уже практикующий специалист, есть возможность учиться этому непосредственно на практике и на примере ответственных за это колег.

В любом случае, управление проектами — достаточно эффективный инструмент в руках каждого руководителя. Как показывают данные последних лет Международной ассоциации управления проектами, при задействовании современных методик и программ такой подход способен сэкономить компании до 30% времени и 20% средств, затраченных на реализацию всех проектов. При этом важно понимать, что проектный менеджмент — это не ситуационный комплекс мероприятий, а процессуальное внедрение и реализация целого механизма. Не пугайтесь, если сейчас эта тема кажется вам слишком сложной и туманной. Современный проектный менеджмент — это грамотная и сбалансированная система, к изучению которой нужно подойти с готовностью и серьезностью. Тогда и получится все понять и удачно применить в своей компании.
Напомним, что в января 2019 года на базе факультета аграрного менеджмента НУБиП Украины ассоциация «Украинский клуб аграрного бизнеса» основала магистерскую программу «Агрокебеты» по подготовке Farm Managers нового поколения.

Идею создания проекта поддержали ведущие аграрные компании Украины: Corteva Agriscience™, МХП, New Holland, IMMER Group, Agroprosperis, ИМК, Bayer, Cygnet, «Галс Агро», Kernel, LNZ Group, «Агрейн», «Лимагрейн Украина», HORSCH, AgroHub, SmartFarming, Arzinger и PwC.
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
FACEBOOK
YOUTUBE
TELEGRAM
INSTAGRAM
+38-067-769-86-58
+38-067-538-18-81
info@agrokebety.com
СВЯЖИСЬ С НАМИ:
ПОДПИСЫВАЙСЯ НА НАС
Сайт использует файлы cookies для анализа трафика и настройки рекламы.
Соглашаюсь
Close
НОВОСТИ С КЕБЕТОЙ
Оставляй свою почту и следи за новостями проекта!
*Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на использование персональных данных
БУДУЩЕЕ НАЧИНАЕТСЯ СЕГОДНЯ!
Разработка и продвижение:
© 2020 Aгрокебеты