Что такое управление проектами: как осуществляется и что в себя включает?

Действительно, достаточно большая часть современного бизнеса в Украине, Европе и во всем мире проектно-ориентирована. В Украине эта часть близится к отметке в 50% и аграрная сфера — не исключение. Это связано с тем, что все больше компаний ориентируются на создание принципиально новых продуктов или услуг, на достижение новых результатов в известных сферах. Проектами называют уже не набор технической документации и смет (как это было раньше), а серьезные мероприятия, которые нацелены на реализацию отдельных целей компании.

Словом, от умения реализовать проект в компании и зависит успех всего предприятия. А в связи с этим и управление проектами становится актуальной и важной темой для менеджеров любого звена. Поговорим и мы об этом: разберемся, что такое проект, как и с помощью чего им управляют.

Проект — это некое мероприятие (или процесс) с четко обозначенными сроками, цель которого — создать уникальный продукт или получить некие инновационные результаты. В бизнесе целью проекта зачастую называют решение конкретных задач. Соответственно, управление проектами (или, как принято это называть, Project Management) — это конкретная деятельность, цель которой — реализовать все поставленные проектом задачи. Для этого прикладывается максимальное количество усилий, знаний, опыта, методик и инструментария.

Сами по себе проекты — неотъемлемая часть из реальной жизни любой организации. В каждой компании есть своя стратегия развития и порождаемые ею цели, которые и формируются в отдельные проекты. Важно понимать, чем они отличаются от повседневных действий в организации. Во-первых, тем, что у каждого проекта есть своя уникальная цель и временные ограничения на ее достижение. В повседневных действиях цель повторяющаяся, дедлайны также. Во-вторых, проект имеет свойство завершаться, достигнув заданной цели. Повседневные же действия имеют нескончаемый характер и их цель — поддержание нормального движения бизнеса.

Управление проектами (или проектный менеджмент) как раз и помогает быстро и эффективно достигать заданных целей. Кроме того, в процессе этого формируется целая система комплексов, которые могут быть задействованы для общих целей компании, и разрабатывается схема грамотного распределения ресурсов.

На данный момент управление проектами — эта целая наука, которая обросла сводами знаний, правил и стандартов. Наиболее известный ресурс — PMBOK. Это некая «книга знаний» в сфере проектного менеджмента, в которой описаны лучшие практические советы и знаний в этой сфере.

В сложную на первый взгляд систему управления проектами входит ряд последовательных действий:

• определение и формирование требований к проекту;
• постановка максимально четких и понятных целей;
• установка и реализация коммуникации между задействованными в проекте сторонами;
• уравновешивание проектных ограничений: в частности бюджета, ресурсов, рисков, дедлайнов, качества;
• общение с командой, учет их потребностей/пожеланий/ожиданий и коррекция существующих планов в соответствии с полученным материалом.

Все эти действия сегментируются на отдельные этапы: инициация проекта, планирование, исполнение и контроль, завершение. Именно тщательное планирование, организация задач и проектных составляющих, обеспечение необходимыми ресурсами и контроль действенности выбранной стратегии — это и есть то главное, что входит в управление проектами с перспективой достижения поставленной цели. Давайте разбираться немного подробнее.

1. Инициация (то есть старт проекта) представляет собой некое знакомство с проектом. Определяется его суть и цели, формируется подходящая под него команда.
   
   
2. Планирование — наиболее важная часть в управлении проектом. Как утверждается в классической методологии по РМВОК, это должно занять примерно 50% всего времени в процессе реализации проекта. Сложность в том, что во время этого этапа тщательно прописываются все действия, которые должна осуществить команда для достижения заданной цели. Для этого проект изначально разделяется на части и набор мелких задач. Создается некий «график работ», в котором прописываются дедлайны для каждой из задач. Также прорабатывается список необходимых ресурсов. При этом планирование включает в себя периодическое корректирование, ведь в процессе работы постоянно появляются новые нюансы и подзадачи, становятся явными некие «подводные камни» проекта;
   
   
3. Исполнение и контроль. Этот этап следует чередовать с предыдущим. В идеальной системе управления проектом все выглядит так: поставили задачу, сделали ее, проконтролировали, внесли в план необходимые корректировки, поставили следующую задачу и так далее. На этапе исполнения обычно в ход идут некие инструменты для облегчения течения процессов: делегирование, тайм-менеджмент, матрица Эйзенхауэра и вычеркивание дел. По поводу каждого из методов есть масса учебных пособий, а о тайм-менеджменте мы писали ранее в нашем блоге.
   
   
4. Завершение проекта. На этом этапе делается контрольная проверка выполненной работы и обязательно сохраняются исходные данные, задействованные инструкции и регламенты. Это нужно для того, чтобы даже новый человек в команде смог разобраться, что и как делали до него.

Существует достаточно большое количество методов, как осуществляется управление проектами. Кроме классического, который мы как раз и описали выше, используется Agil — когда один большой проект делится на массу мини-проектов с поэтапной реализацией; Scrum — разделение проекта на составные части; Lean — распределение проекта на мелкие пакеты работ; Kanban — вариант для проектов, не ограниченных по дедлайнам, ведь их можно ставить на паузу. У каждой из методик есть масса своих нюансов, достоинств и недостатков. Выбор подходящей системы зависит от специфики организации и команды, которая будет работать над конкретным проектом.

Системы управления проектами уместны в том случае, когда сами проекты более или менее одного плана. Они позволяют формировать единую картину профиля проекта, отслеживать этапы его выполнения на разных уровнях, контролировать бюджет и дедлайны.

Системы управления проектами — это некий инструмент в руках руководителя и команды, позволяющий делать всю деятельности компании максимально прозрачной. Каждый может увидеть временные и финансовые затраты на определенные проекты, свою нагрузку и нагрузку коллег.

В итоге использование таких систем и последующая за ними прозрачность работы позволяют легко определять причины перерасходов или ошибок, оптимизировать затраты и эффективно сокращать расходы (временные, финансовые и трудовые).

В этой статье мы рассмотрели основы достаточно сложного понятия «управление проектами», где учиться которому — вопрос, возникающий в свое время практически у каждого руководителя. Есть несколько вариантов. Во-первых, если вы серьезно нацелены на глубокое изучение этой науки и планируете свое карьерное становление в качества проектного менеджера, есть смысл отправиться на специализированные курсы. Обычно такие проводят различные школы маркетинга и IT-школы. Во-вторых, если управление проектами — лишь часть вашей деятельности, как менеджера, можно получить образование менеджера в той или иной сфере при ВУЗе. Как правило, учебные программы на таких специализациях включают в себя и изучение процесса управления проектами. Например, проектный менеджмент изучается и на магистерской программе «Агрокебетов». И, в-третьих, если вы — уже практикующий специалист, есть возможность учиться этому непосредственно на практике и на примере ответственных за это колег.

В любом случае, управление проектами — достаточно эффективный инструмент в руках каждого руководителя. Как показывают данные последних лет Международной ассоциации управления проектами, при задействовании современных методик и программ такой подход способен сэкономить компании до 30% времени и 20% средств, затраченных на реализацию всех проектов. При этом важно понимать, что проектный менеджмент — это не ситуационный комплекс мероприятий, а процессуальное внедрение и реализация целого механизма. Не пугайтесь, если сейчас эта тема кажется вам слишком сложной и туманной. Современный проектный менеджмент — это грамотная и сбалансированная система, к изучению которой нужно подойти с готовностью и серьезностью. Тогда и получится все понять и удачно применить в своей компании.