Що таке управління проектами: як здійснюється і що в себе включає?

Дійсно, досить велика частина сучасного бізнесу в Україні, Європі та в усьому світі проектно-орієнтована. В Україні ця частка наближається до позначки в 50% і аграрна сфера — не виняток. Це пов'язано з тим, що все більше компаній орієнтуються на створення принципово нових продуктів або послуг, на досягнення нових результатів у відомих сферах. Проектами називають вже не набір технічної документації і кошторисів (як це було раніше), а серйозні заходи, які націлені на реалізацію окремих цілей компанії.

Отже, саме від уміння реалізувати проект в компанії залежить успіх всього підприємства. В зв'язку з цим, управління проектами стає актуальною і важливою темою для менеджерів будь-якої ланки. Поговоримо і ми про це: розберемося, що таке проект, як і за допомогою яких інструментів ним керують.

Проект — це певний захід (або процес) з чітко визначеними термінами, мета якого — створити унікальний продукт або отримати певні інноваційні результати. У бізнесі метою проекту часто називають рішення конкретних завдань. Відповідно, управління проектами (або, як прийнято це називати, Project Management) — це конкретна діяльність, мета якої — реалізувати всі поставлені проектом завдання. Для цього прикладається максимальна кількість зусиль, знань, досвіду, методик та інструментарію.

Самі по собі проекти — невід'ємна частина реального життя будь-якої організації. У кожної компанії є своя стратегія розвитку і передбачені нею цілі, які і формуються в окремі проекти. Важливо розуміти, чим вони відрізняються від повсякденних дій в організації. По-перше, тим, що у кожного проекту є своя унікальна мета і часові обмеження на її досягнення. У повсякденних діях мета повторюється, дедлайни також. По-друге, проект має властивість завершуватися, досягнувши заданої мети. Повсякденні ж дії мають нескінченний характер і їх мета — підтримка нормального руху бізнесу.

Управління проектами (або проектний менеджмент) як раз і допомагає швидко і ефективно досягати поставлених цілей. Крім того, в процесі цього формується ціла система комплексів, які можуть бути використані для досягнення загальних цілей компанії, а також розробляється схема розумного розподілу ресурсів.

На даний момент управління проектами — ціла наука, яка обросла системою знань, правил і стандартів. Найбільш відомий ресурс — PMBOK. Це певна «книга знань» в сфері проектного менеджменту, в якій описані кращі практичні поради і тематичні знання.

В складну на перший погляд систему управління проектами входить ряд послідовних дій:

• визначення і формування вимог до проекту;
• формування максимально чітких і зрозумілих цілей;
• встановлення і реалізація комунікації між задіяними в проекті сторонами;
• врегулювання проектних обмежень: зокрема бюджету, ресурсів, ризиків, дедлайнів, якості;
• спілкування з командою, врахування їх потреб/побажань/очікувань і корекція існуючих планів відповідно до отриманих матеріалів.

Всі ці дії сегментуються на окремі етапи: ініціація проекту, планування, виконання та контроль, завершення. Саме ретельне планування, організація завдань і проектних складових, забезпечення необхідними ресурсами і контроль дієвості обраної стратегії — це і є те головне, що входить в управління проектами з перспективою досягнення поставленої мети. Давайте розбиратися трохи докладніше.

1. Ініціація (тобто старт проекту) є певним знайомством з проектом. Визначається його суть і цілі, формується відповідна до цього команда.
   
   
2. Планування — найважливіша частина в управлінні проектом. Як стверджується в класичній методології по РМВОК, це повинно зайняти приблизно 50% всього часу в процесі реалізації проекту. Складність в тому, що під час цього етапу ретельно прописуються всі дії, які повинна здійснити команда для досягнення заданої мети. Для цього проект спочатку розділяється на частини і набір дрібних завдань. Створюється певний «графік робіт», в якому прописуються дедлайни для кожної з задач. Також опрацьовується список необхідних ресурсів. При цьому планування включає в себе періодичне коригування, адже в процесі роботи постійно з'являються нові нюанси і підзадачі, стають явними певні «підводні камені» проекту;
   
   
3. Виконання і контроль. Цей етап слід чергувати з попереднім. В ідеальній системі управління проектом все виглядає так: поставили завдання, зробили його, проконтролювали, внесли в план необхідні корективи, поставили нову задачу і так далі. На етапі виконання зазвичай в хід йдуть певні інструменти для полегшення перебігу процесів: делегування, тайм-менеджмент, матриця Ейзенхауера і викреслювання справ. Що стосується кожного з методів, то є маса навчальних посібників, а про тайм-менеджменті ми писали раніше в нашому блозі.
   
   
4. Завершення проекту. На цьому етапі робиться контрольна перевірка виконаної роботи і обов'язково зберігаються вихідні дані, задіяні інструкції і регламенти. Це потрібно для того, щоб навіть нова людина в команді змогла розібратися, що і як робили до неї.

Існує досить велика кількість методів, як здійснюється управління проектами. Крім класичного, який ми якраз і описали вище, використовується Agil — коли один великий проект ділиться на масу міні-проектів з поетапною реалізацією; Scrum — поділ проекту на складові частини; Lean — розподіл проекту на дрібні пакети робіт; Kanban — варіант для проектів, не обмежених по дедлайнах, адже їх можна ставити на паузу. У кожної з методик є багато власних нюансів, переваг і недоліків. Вибір підходящої системи залежить від специфіки організації і команди, яка буде працювати над конкретним проектом.

Системи управління проектами доречні в тому випадку, коли самі проекти більш-менш одного плану. Вони дозволяють формувати єдину картину профілю проекту, відслідковувати етапи його виконання на різних рівнях, контролювати бюджет і дедлайни.

Системи управління проектами — це до того ж певний інструмент в руках керівника і команди, який дозволяє робити всю діяльності компанії максимально прозорою. Кожен може побачити часові та фінансові витрати на певні проекти, своє навантаження і навантаження колег.

В результаті використання таких систем і завдяки отримуваній таким чином прозорості вдається легко визначати причини перевитрат або помилок, оптимізувати витрати і ефективно їх скорочувати (часові, фінансові та трудові).

У цій статті ми розглянули основи досить складного поняття «управління проектами», де вчитися якому — питання, що виникає в свій час практично у кожного керівника. Є кілька варіантів. По-перше, якщо ви серйозно налаштовані на глибоке вивчення цієї науки і плануєте своє кар'єрне становлення в якості проектного менеджера, є сенс відправитися на спеціалізовані курси. Зазвичай такі проводять різні школи маркетингу та IT-школи. По-друге, якщо управління проектами — лише частина вашої діяльності, як менеджера, можна отримати освіту менеджера в тій чи іншій сфері при вищому навчальному закладі. Як правило, навчальні програми на таких спеціалізаціях включають в себе і вивчення процесу управління проектами. Наприклад, проектний менеджмент вивчається і на магістерській програмі «Агрокебети». І, по-третє, якщо ви — вже практикуючий фахівець, є можливість вчитися цьому безпосередньо на практиці і на прикладі відповідальних за це колег.

У будь-якому випадку, управління проектами — досить ефективний інструмент в руках кожного керівника. Як показують дані останніх років Міжнародної асоціації управління проектами, при залученні сучасних методик і програм такий підхід здатний заощадити компанії до 30% часу і 20% коштів, витрачених на реалізацію всіх проектів. При цьому важливо розуміти, що проектний менеджмент — це не ситуаційний комплекс заходів, а процесуальне впровадження та реалізація цілого механізму. Не лякайтеся, якщо зараз ця тема здається вам занадто складною і туманною. Сучасний проектний менеджмент — це грамотна і збалансована система, до вивчення якої потрібно підійти з готовністю і серйозністю. Тоді і вийде все зрозуміти і вдало застосувати в своїй компанії.