Стань студентом прогресивної програми - отримай квиток у майбутнє!
Який диплом ти маєш?
Обери один із університетів, в якому бажаєш навчатися на програмі “Агрокебети”:

Що таке управління проектами: як здійснюється і що в себе включає?

Менеджмент в будь-якій сфері — складна і неоднорідна діяльність, але, як показує практика, на 30-70% відсотків вона пов'язана з участю в проектах.
Дійсно, досить велика частина сучасного бізнесу в Україні, Європі та в усьому світі проектно-орієнтована. В Україні ця частка наближається до позначки в 50% і аграрна сфера — не виняток. Це пов'язано з тим, що все більше компаній орієнтуються на створення принципово нових продуктів або послуг, на досягнення нових результатів у відомих сферах. Проектами називають вже не набір технічної документації і кошторисів (як це було раніше), а серйозні заходи, які націлені на реалізацію окремих цілей компанії.

Отже, саме від уміння реалізувати проект в компанії залежить успіх всього підприємства. В зв'язку з цим, управління проектами стає актуальною і важливою темою для менеджерів будь-якої ланки. Поговоримо і ми про це: розберемося, що таке проект, як і за допомогою яких інструментів ним керують.

Що таке проект і управління проектами

Проект — це певний захід (або процес) з чітко визначеними термінами, мета якого — створити унікальний продукт або отримати певні інноваційні результати. У бізнесі метою проекту часто називають рішення конкретних завдань. Відповідно, управління проектами (або, як прийнято це називати, Project Management) — це конкретна діяльність, мета якої — реалізувати всі поставлені проектом завдання. Для цього прикладається максимальна кількість зусиль, знань, досвіду, методик та інструментарію.

Самі по собі проекти — невід'ємна частина реального життя будь-якої організації. У кожної компанії є своя стратегія розвитку і передбачені нею цілі, які і формуються в окремі проекти. Важливо розуміти, чим вони відрізняються від повсякденних дій в організації. По-перше, тим, що у кожного проекту є своя унікальна мета і часові обмеження на її досягнення. У повсякденних діях мета повторюється, дедлайни також. По-друге, проект має властивість завершуватися, досягнувши заданої мети. Повсякденні ж дії мають нескінченний характер і їх мета — підтримка нормального руху бізнесу.

Управління проектами (або проектний менеджмент) як раз і допомагає швидко і ефективно досягати поставлених цілей. Крім того, в процесі цього формується ціла система комплексів, які можуть бути використані для досягнення загальних цілей компанії, а також розробляється схема розумного розподілу ресурсів.

На даний момент управління проектами — ціла наука, яка обросла системою знань, правил і стандартів. Найбільш відомий ресурс — PMBOK. Це певна «книга знань» в сфері проектного менеджменту, в якій описані кращі практичні поради і тематичні знання.

Що включає в себе управління проектами

В складну на перший погляд систему управління проектами входить ряд послідовних дій:

  • визначення і формування вимог до проекту;
  • формування максимально чітких і зрозумілих цілей;
  • встановлення і реалізація комунікації між задіяними в проекті сторонами;
  • врегулювання проектних обмежень: зокрема бюджету, ресурсів, ризиків, дедлайнів, якості;
  • спілкування з командою, врахування їх потреб/побажань/очікувань і корекція існуючих планів відповідно до отриманих матеріалів.

Всі ці дії сегментуються на окремі етапи: ініціація проекту, планування, виконання та контроль, завершення. Саме ретельне планування, організація завдань і проектних складових, забезпечення необхідними ресурсами і контроль дієвості обраної стратегії — це і є те головне, що входить в управління проектами з перспективою досягнення поставленої мети. Давайте розбиратися трохи докладніше.

  1. Ініціація (тобто старт проекту) є певним знайомством з проектом. Визначається його суть і цілі, формується відповідна до цього команда.

  2. Планування — найважливіша частина в управлінні проектом. Як стверджується в класичній методології по РМВОК, це повинно зайняти приблизно 50% всього часу в процесі реалізації проекту. Складність в тому, що під час цього етапу ретельно прописуються всі дії, які повинна здійснити команда для досягнення заданої мети. Для цього проект спочатку розділяється на частини і набір дрібних завдань. Створюється певний «графік робіт», в якому прописуються дедлайни для кожної з задач. Також опрацьовується список необхідних ресурсів. При цьому планування включає в себе періодичне коригування, адже в процесі роботи постійно з'являються нові нюанси і підзадачі, стають явними певні «підводні камені» проекту;

  3. Виконання і контроль. Цей етап слід чергувати з попереднім. В ідеальній системі управління проектом все виглядає так: поставили завдання, зробили його, проконтролювали, внесли в план необхідні корективи, поставили нову задачу і так далі. На етапі виконання зазвичай в хід йдуть певні інструменти для полегшення перебігу процесів: делегування, тайм-менеджмент, матриця Ейзенхауера і викреслювання справ. Що стосується кожного з методів, то є маса навчальних посібників, а про тайм-менеджменті ми писали раніше в нашому блозі.

  4. Завершення проекту. На цьому етапі робиться контрольна перевірка виконаної роботи і обов'язково зберігаються вихідні дані, задіяні інструкції і регламенти. Це потрібно для того, щоб навіть нова людина в команді змогла розібратися, що і як робили до неї.

Існує досить велика кількість методів, як здійснюється управління проектами. Крім класичного, який ми якраз і описали вище, використовується Agil — коли один великий проект ділиться на масу міні-проектів з поетапною реалізацією; Scrum — поділ проекту на складові частини; Lean — розподіл проекту на дрібні пакети робіт; Kanban — варіант для проектів, не обмежених по дедлайнах, адже їх можна ставити на паузу. У кожної з методик є багато власних нюансів, переваг і недоліків. Вибір підходящої системи залежить від специфіки організації і команди, яка буде працювати над конкретним проектом.

Система управління проектами: що це і навіщо вона потрібна

При реалізації кожної з методик управління проектами зазвичай не обійтися без певного комплексу технологічного та організаційного інструментарію. Тобто, без системи управління проектами. У загальному розумінні це певна сукупність методів, які можуть впливати на об'єкт управління з метою реалізації всіх поставлених завдань. Але найчастіше це поняття використовується в більш вузькому сенсі — як позначення конкретної програми. В Україні найкраще себе зарекомендували такі сервіси для управління проектами:

  • Worksection;
  • Бітрікс24;
  • Мегаплан;
  • Wrike;
  • Basecamp;
  • Trello.

Всі вони переслідують 3 основні цілі: зробити співробітників більш ефективними, зробити сам процес проектного менеджменту продуктивнішим і ефективнішим, зробити управління проектним профілем компанії зручнішим і прозорим для погляду з боку.
Системи управління проектами доречні в тому випадку, коли самі проекти більш-менш одного плану. Вони дозволяють формувати єдину картину профілю проекту, відслідковувати етапи його виконання на різних рівнях, контролювати бюджет і дедлайни.

Системи управління проектами — це до того ж певний інструмент в руках керівника і команди, який дозволяє робити всю діяльності компанії максимально прозорою. Кожен може побачити часові та фінансові витрати на певні проекти, своє навантаження і навантаження колег.

В результаті використання таких систем і завдяки отримуваній таким чином прозорості вдається легко визначати причини перевитрат або помилок, оптимізувати витрати і ефективно їх скорочувати (часові, фінансові та трудові).

Де навчатися проектному менеджменту і чи варто взагалі

У цій статті ми розглянули основи досить складного поняття «управління проектами», де вчитися якому — питання, що виникає в свій час практично у кожного керівника. Є кілька варіантів. По-перше, якщо ви серйозно налаштовані на глибоке вивчення цієї науки і плануєте своє кар'єрне становлення в якості проектного менеджера, є сенс відправитися на спеціалізовані курси. Зазвичай такі проводять різні школи маркетингу та IT-школи. По-друге, якщо управління проектами — лише частина вашої діяльності, як менеджера, можна отримати освіту менеджера в тій чи іншій сфері при вищому навчальному закладі. Як правило, навчальні програми на таких спеціалізаціях включають в себе і вивчення процесу управління проектами. Наприклад, проектний менеджмент вивчається і на магістерській програмі «Агрокебети». І, по-третє, якщо ви — вже практикуючий фахівець, є можливість вчитися цьому безпосередньо на практиці і на прикладі відповідальних за це колег.

У будь-якому випадку, управління проектами — досить ефективний інструмент в руках кожного керівника. Як показують дані останніх років Міжнародної асоціації управління проектами, при залученні сучасних методик і програм такий підхід здатний заощадити компанії до 30% часу і 20% коштів, витрачених на реалізацію всіх проектів. При цьому важливо розуміти, що проектний менеджмент — це не ситуаційний комплекс заходів, а процесуальне впровадження та реалізація цілого механізму. Не лякайтеся, якщо зараз ця тема здається вам занадто складною і туманною. Сучасний проектний менеджмент — це грамотна і збалансована система, до вивчення якої потрібно підійти з готовністю і серйозністю. Тоді і вийде все зрозуміти і вдало застосувати в своїй компанії.
Нагадаємо, що у січні 2019 року на базі факультету аграрного менеджменту НУБіП України асоціація «Український клуб аграрного бізнесу» започаткувала магістерську програму «Агрокебети» з підготовки Farm Managers нового покоління.

Ідею створення проєкту підтримали провідні аграрні компанії України: Corteva Agriscience, МХП, New Holland, IMMER Group, Agroprosperis, ІМК, Bayer, Cygnet, «Галс Агро», Kernel, LNZ Group, «Агрейн», «Лімагрейн Україна», HORSCH, AgroHub, SmartFarming, Arzinger та PwC.
ОСТАННІ НОВИНИ
FACEBOOK
YOUTUBE
TELEGRAM
INSTAGRAM
+38-067-769-86-58
+38-067-538-18-81
info@agrokebety.com
ЗВ'ЯЖИСЬ З НАМИ:
ПІДПИСУЙСЯ НА НАС
Сайт використовує файли cookies для аналізу трафіку і налаштування реклами.
Погоджуюсь
Close
НОВИНИ З КЕБЕТОЮ
Залишай свою пошту та слідкуй за новинами проекту!
*Підписуючись на розсилку, ви погоджуєтеся на використання персональних даних
МАЙБУТНЄ ПОЧИНАЄТЬСЯ СЬОГОДНІ!
Розробка та просування:
© 2020 Aгрокебети