Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Список задач современного человека всегда находится в перегруженном состоянии. Дела накапливаются будто снежный ком и порой очень тяжело понять, что же со всем этим делать. Решается эта проблема планированием. Если разбить свою занятость на график по дням, неделям и месяцам, то получится взять ситуацию под контроль.

Однако нередко бывает и такое, что человек не может угнаться за собственным планом. Почему так происходит? Все дело в приоритетах. Их нужно уметь расставлять таким образом, чтобы в первую очередь были выполнены действительно важные и срочные задачи. Помочь в этом сможет матрица Эйзенхауэра.

"Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные". Эта фраза принадлежит создателю данного метода, 34-му президенту США, Дуайту Эйзенхауэру. Соотношение важности и срочности – вот главный критерий в расстановке приоритетов. Отсортировав свои дела таким образом появится возможность сосредоточить свои силы на действительно краеугольных задачах.

Суть матрицы Эйзенхауэра состоит в оценке конкретной задачи по параметрам важности/срочности и сортировке списка дел по этому принципу. С какой целью это используется на практике? Тут есть два варианта:

1. Планирование. Очень часто человек ориентируется в первую очередь на дедлайны задачи, забывая оценить ее необходимость. Данный метод поможет сосредоточить свои силы на тех вещах, которые действительно будут приближать вас к поставленной цели.
   
2. Оценка личной эффективности. В конце недели или месяца занесите в таблицу выполненные задачи. Таким образом вы сможете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Поняв, какие ошибки были допущены, у вас получится более конструктивно спланировать свои дела на следующий отрезок времени. О том, как это правильно делать, мы уже рассказывали в нашей статье "Как планировать дела чтобы повысить личную эффективность".

Внешне матрица представляет собой квадрат, разбитый на 4 блока. Каждый блок именуется одной из первых 4-х букв латинского алфавита (A, B, C, D). Также для удобства им можно присвоить цвета, например, A – красный, B – желтый, C – зеленый, D – серый.

Каждый квадрант имеет свое соотношение важности и срочности. Разберем их предназначение более детально.

Если вы составляете матрицу впервые, то несколько задач наверняка отправятся в этот квадрант. Ведь обычно к этому методу прибегают тогда, когда образовывается действительно серьезный завал. Однако в идеале он должен быть пустым, потому как его наполненность – это следствие невыполнения задач из остальных блоков.

Обычно в этот квадрант вписывают дела, невыполнение которых чревато следующими последствиями:

• Остановка на пути к достижению цели;
• Образование жизненных трудностей;
• Ухудшение состояния здоровья.

После освоения и соблюдения ключевых правил тайм-менеджмента блок А практически всегда будет пустым. В нашей статье "Личный тайм-менеджмент или как управлять своим временем" мы уже поднимали этот вопрос, поэтому останавливаться на этом не будем.

Именно в этом квадранте будут сосредоточены самые приоритетные задачи. Они необходимы, но при этом их дедлайны не критичны, что позволяет выполнять их качественно, без излишней спешки.

Обычно в этот блок, помимо ключевых средне- и долгосрочных задач, входят также дела, запланированные на день. Вот наглядный пример того, как может выглядеть квадрант В:

• Обучение для повышения профессионального уровня. Если у вас есть цель добиться успеха в аграрном бизнесе, и вы поступаете в специализированное учебное заведение, то эта задача не является срочной, так как выполняется постепенно. Но при этом она является крайне важной, краеугольной для вашей цели. То есть она подходит для блока В. А вот если вы узнали о такой возможности в последний момент, и нужно срочно собрать все необходимые документы – это уже будет квадрант А;

• Занятия спортом. Также важная задача, но при этом выполняется планомерно, ежедневно, без жестких дедлайнов;
• Отдых;
• Запланированный визит к врачу.

Сюда относятся заботы, которые никак не приближают человека к цели, но при этом тревожат его и мешают сосредоточиться. Что это может быть? Да все что угодно. Это и болтовня в социальных сетях, и день рожденье не очень близкого человека, и не особо важные совещания, и даже просто перегоревшая лампочка в коридоре, которую желательно было бы заменить.

Все это может в значительной мере тормозить выполнение более важных задач. Заниматься такими делами нужно только по возможности, не ставя им высокий приоритет. Альтернативный вариант – делегирование обязанностей, то есть переадресация выполнения этих задач на другого человека.

В этот квадрант входят дела, которые абсолютно никак не способствуют достижению целей. Даже более того, весьма часто они тормозят прогресс. Именно поэтому их также называют "пожирателями времени". Сюда входят такие занятия как:

• Бесцельное прозябание в социальных сетях;
• Длительные телефонные разговоры о несущественных вещах;
• Просмотр тонн развлекательного контента, залипание в видеоигры и прочее бесполезное времяпровождение.

Этот список можно дополнять бесконечно, ведь у всякого свои слабости и все хотят отдыхать. Но важно помнить, что отдых должен быть запланированным, потому как его спонтанность может существенно затормозить движение к цели. К тому же есть множество способов провести его с пользой, например, сходить в спортзал, выехать на природу, почитать познавательную книгу и т.д. В любом случае, полностью забросить дела из блока D не получится, такова человеческая природа. Но важно уметь правильно расставлять приоритеты, выполняя в первую очередь задачи из блоков A и В.

Принцип работы метода достаточно прост – чертишь таблицу и сортируешь дела. В чем же тогда заключается трудность? Да вот в сортировке и заключается. По началу очень трудно определить, какую задачу в какой блок вписать. Нередки случаи, когда занятие, которое должно находиться в квадранте С, помещают в квадрант А. Потому как в первую очередь смотрят на его срочность, забывая оценить важность.

Помочь в таком случае сможет "метод Франклина". Он подразумевает, что важными являются те дела, которые соответствуют текущим целям в жизни. Дабы установить такое соответствие нужно взять конкретную задачу и задать себе 3 вопроса:

1. Какими последствиями чревато невыполнение этой задачи?
2. Может ли кто-то выполнить ее вместо меня?
3. Важна ли эта задача для достижения текущей цели?

Ответив на них вы поймете, насколько важна эта задача и нужно ли приступать к ее выполнению прямо сейчас.

Матрица Эйзенхауэра – это отличная модель для расстановки приоритетов. С ее помощью вы сможете выделить самые важные задачи, отсеяв все лишнее. Если к применению этого метода добавить еще и навык тайм-менеджмента, то результат не заставит себя долго ждать.