Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів

Список завдань сучасної людини завжди знаходиться в перевантаженому стані. Справи накопичуються ніби снігова куля і часом дуже важко зрозуміти, що ж з усім цим робити. Вирішується ця проблема плануванням. Якщо розбити свою зайнятість на графік по днях, тижнях і місяцях, то вийде взяти ситуацію під контроль.

Однак, нерідко буває і таке, що людина не може наздогнати власним планом. Чому так відбувається? Вся справа в пріоритетах. Їх потрібно вміти розставляти таким чином, щоб в першу чергу були виконані дійсно важливі і термінові завдання. Допомогти в цьому зможе матриця Ейзенхауера.

"Не всі термінові справи важливі і далеко не всі важливі справи — термінові". Цей вислів належить творцеві цього методу, 34-му президенту США, Дуайту Ейзенхауеру. Співвідношення важливості і терміновості — ось головний критерій в розстановці пріоритетів. Відсортувавши свої справи таким чином з'явиться можливість зосередити свої сили насправді ключових завданнях.

Сенс матриці Ейзенхауера полягає в оцінці конкретного завдання по параметрам важливості / терміновості і сортування списку справ за цим принципом. З якою метою це використовується на практиці? Тут є два варіанти:

1. Планування. Дуже часто людина орієнтується в першу чергу на дедлайни завдання, забуваючи оцінити їх необхідність. Даний метод допоможе зосередити свої сили на тих речах, які дійсно будуть наближати вас до поставленої мети.
2. Оцінка особистої ефективності. В кінці тижня або місяця занесіть в таблицю виконані завдання. Таким чином ви зможете проаналізувати своє вміння розставляти пріоритети. Зрозумівши, які помилки були допущені, у вас вийде більш конструктивно спланувати свої справи на наступний відрізок часу. Про те, як це правильно робити, ми вже розповідали в нашій статті "Як планувати справи, щоб підвищити особисту ефективність".

Зовні матриця являє собою квадрат, розбитий на 4 блоки. Кожен блок іменується однією з перших 4-х букв латинського алфавіту (A, B, C, D). Також для зручності їм можна присвоїти кольори, наприклад, A - червоний, B - жовтий, C - зелений, D - сірий.

Кожен квадрант має своє співвідношення важливості і терміновості. Розберемо їх призначення більш детально.

Якщо ви складаєте матрицю вперше, то кілька завдань напевно відправляться в цей квадрант. Адже, зазвичай до цього методу вдаються тоді, кол утворюється дійсно серйозний завал. Однак, в ідеалі, він повинен бути порожнім, оскільки його наповненість - це наслідок невиконання завдань з інших блоків.

Зазвичай в цей квадрант вписують справи, невиконання яких загрожує наступними наслідками:

• Зупинка на шляху до досягнення мети;
• Освіта життєвих труднощів;
• Погіршення стану здоров'я.

Після освоєння і дотримання ключових правил тайм-менеджменту блок А практично завжди буде порожнім. У нашій статті "Особистий тайм-менеджмент або як управляти своїм часом" ми вже піднімали це питання, тому зупинятися на цьому не будемо.

Саме в цьому квадраті будуть зосереджені найбільш пріоритетні завдання. Вони необхідні, але при цьому їх дедлайни не критичні, що дозволяє виконувати їх якісно, без зайвого поспіху.

Зазвичай в цей блок, крім ключових середньо- і довгострокових завдань, входять також справи, заплановані на день. Ось конкретний приклад того, як може виглядати квадрант В:

• Навчання для підвищення професійного рівня. Якщо у вас є мета домогтися успіху в аграрному бізнесі, і ви вступаєте в спеціалізований навчальний заклад, то це завдання не є терміновою, так як виконується поступово. Але при цьому вона є вкрай важливою, ключовою для вашої мети. Тобто, вона підходить для блоку В. А ось якщо ви дізналися про таку можливість в останній момент, і потрібно терміново зібрати всі необхідні документи — це вже буде квадрант А;
• Заняття спортом. Також важливе завдання, але при цьому виконується планомірно, щодня, без жорстких дедлайнів;
• Відпочинок;
• Запланований візит до лікаря.

Сюди відносяться завдання, які ніяк не наближують людину до мети, але при цьому турбують його і заважають зосередитися. Що це може бути? Та все, що завгодно. Це і базікання в соціальних мережах, і день народження не надто близької людини, і не особливо важливі наради, і навіть просто перегоріла лампочка в коридорі, яку бажано було б замінити.

Все це може значною мірою гальмувати виконання більш важливих завдань. Займатися такими справами треба тільки по можливості, не ставлячи їм високий пріоритет. Альтернативний варіант — делегування обов'язків, тобто переадресація виконання цих завдань на іншу людину.

В цей квадрант входять справи, які абсолютно ніяк не сприяють досягненню цілей. Навіть більше того, досить часто вони гальмують прогрес. Саме тому їх також називають "пожирачами часу". Сюди входять такі заняття як:

• Безцільне зависання в соціальних мережах;
• Тривалі телефонні розмови про несуттєві речі;
• Перегляд тонн розважального контенту, залипання у відеоігри та інше марне проведення часу.

Цей список можна доповнювати нескінченно, адже у кожного свої слабкості і всі хочуть відпочивати. Але важливо пам'ятати, що відпочинок повинен бути запланованим, тому як його спонтанність може істотно загальмувати рух до мети. До того ж, є безліч способів провести його з користю, наприклад, сходити в спортзал, виїхати на природу, почитати пізнавальну книгу і т.д. У будь-якому випадку, повністю закинути справи з блоку D не вийде, така людська природа. Але важливо вміти правильно розставляти пріоритети, виконуючи в першу чергу завдання з блоків A і В.

Принцип роботи методу досить простий — креслиш таблицю і сортуєш справи. У чому ж тоді полягає складність? Так ось, в сортуванні і полягає. Спочатку дуже важко визначити, яке завдання та в який блок вписати. Нерідкі випадки, коли заняття, яке повинне знаходитися в квадраті С, розміщують в квадрант А. Оскільки в першу чергу дивляться на його терміновість, забуваючи оцінити важливість.

Допомогти в такому випадку зможе "метод Франкліна". Він дає зрозуміти, що важливими є ті справи, які відповідають поточним цілям в житті. Щоб встановити таку відповідність потрібно взяти конкретну задачу і задати собі 3 питання:

1. До яких наслідків може призвести невиконання цього завдання?
2. Чи може хтось виконати її замість мене?
3. Чи важлива ця задача для досягнення моєї мети?

Відповівши на них, ви зрозумієте, наскільки важлива ця задача і чи потрібно приступати до її виконання прямо зараз.

Матриця Ейзенхауера — це відмінна модель для розстановки пріоритетів. За її допомоги ви зможете виділити найважливіші завдання, відсіявши все зайве. Якщо до застосування цього методу додати ще навичку тайм-менеджменту, то результат не змусить себе довго чекати.