Секрети продуктивності: як не втрачати концентрацію та зберігати робочий ресурс

Продуктивність — це чіткий показник корисності працівника та результативності його роботи. У переважній більшості він носить кількісний показник та піддається легкому вимірюванню. Ще одна особливість продуктивності — можливість впливати на неї конкретними діями, що полегшує коригування показників та збільшує можливості досягнення цілей. Часто поняття продуктивності та ефективності ототожнюються, однак, судження про їх синонімічність хибні. Ефективність показує співвідношення витрачених сил та ресурсів до результату. В свою чергу продуктивність демонструє конкретний результат. Варто зазначити, що обидві категорії є важливими про оцінці роботи працівника.

На нашу продуктивність, зокрема робочу, впливають багато факторів: від зрозумілих до неочевидних на перший погляд.


День бабака.
Здається, що довга та напружена робота протягом дня — ключ до успіху та високих результатів, однак, це не зовсім так. Нещодавно австралійські вчені провели дослідження, згідно якого стало відомо, що п'ятихвилинний відпочинок сприяє кращим результатам і допомагає при розв'язанні складних мисленнєвих завдань, на відміну від тих, хто такої перерви не робить. Відсутність короткочасного відпочинку протягом дня знижує концентрацію, що прямо впливає на продуктивність роботи.


Нестача сну.
Якість сну впливає на нашу продуктивність наступного дня та має накопичувальний негативний ефект. Сон — основний спосіб відновлення та відпочинку нашого мозку. Також він впливає і на продуктивність нашої пам'яті. Хронічна нестача сну матиме наслідки у вигляді зниженої концентрації, розсіяності, дратівливості, забудькуватості та повільності. Усе це ніяк не сприятиме продуктивності.


Брак енергії.
Виконуючи роботу в нашій голові задіюється така мозкова зона як префронтальна кора. Саме вона відповідає за мислення. Для її правильного функціонування необхідні кисень та глюкоза. Якщо їх бракує, то нам стає значно складніше запам'ятовувати інформацію, планувати справи та вирішувати питання.


Багатозадачність.
Багатозадачність викликає захоплення. Багато людей мріють вміти виконувати декілька справ одночасно, адже концепція продуктивності говорить про виконання більшої кількості завдань за меншу кількість часу. Звучить логічно, проте, варто враховувати ще один важливий показник — якість. Без належної якості виконання завдань, їх кількість не несе ніякої цінності. Опанувати мистецтво багатозадачності дуже складно, оскільки багато в чому воно залежить від особливостей психіки людини, які ми не в силах коригувати. Навичка реальної багатозадачності — це здібність, яка притаманна від 5% до 25% людей у світі. Тому немає сенсу гнатися за трендами, які мають дуже мало спільного з реальністю. За результатами досліджень Американської Асоціації психологів, багатозадачність зменшує продуктивність на 40% і підвищує ризик помилок. Зрештою концентрація та уважність в одному завданні принесе набагато більше результатів, ніж розсіювання уваги на все потроху.


Бажання пам'ятати все.
У світі створено безліч благ у вигляді застосунків не просто так, тому є сенс їх використовувати. Дані вчених із Массачусетського технологічного інституту та Міссурійського університету кажуть про те, що наш мозок здатен пам'ятати одночасно всього 4 речі і візуалізувати тільки 1 образ. Якщо намагатися робити це в більшій кількості, то продуктивність роботи мозку одразу погіршуватиметься, можливі головні болі. Тому чим менше інформації ми намагаємося тримати у своїй голові одночасно, тим більш продуктивними будемо.


Впертість та завзятість.
Одразу варто зазначити, що впертість та завзятість бувають дуже доречними у робочому середовищі та при побудові кар'єри. Проте іноді під плином часу деякі задачі втрачають сенс або заміщуються іншими, більш актуальними. Сліпе прагнення за будь-що виконати завдання змушує витрачати час та сили на абсолютно безглузді речі. Якщо це вам знайомо — намагайтеся розвинути в собі навички гнучкості та швидкої адаптації.


Постійне прагнення довести роботу до ідеалу.
Прагнення до досконалості видається корисною рисою характеру та моделлю поведінки, але насправді рідко несе щось хороше. У професійному житті це загрожує даремно витраченим часом та силами для досягнення одного і того ж результату через постійну перевірку своєї роботи на ідеальність.


Відсутність розкладу робочого дня та обліку часу.
Ці два поняття тісно взаємопов'язані. По-перше, планування наступного дня та виконання задач допомагають приступати до роботи одразу, не витрачаючи час на додаткові роздуми. Підготувавши план, ви знатимете як діяти та з чого почати, на відміну від працівника, який не розуміє до виконання якого завдання йому варто приступити, а тому виконуватиме все частково. По-друге, облік часу допоможе зрозуміти скільки годин вам необхідно витратити на виконання завдань того чи іншого типу. Зрештою це сприятиме оптимізації робочих процесів та більш ефективному плануванню. Разом це впливатиме на вашу продуктивність.


Відсутність зручного та ергономічного робочого місця.
Зручне робоче місце справді має значення. Незручний стілець, погано продумане розташування та доступність до необхідних змушують нас відчувати дискомфорт та постійно відволікатися. Так сконцентруватися на завданнях стає складніше.


Порушений баланс між роботою та особистим життям.
Підтримка здорового балансу між роботою та особистим життям має вирішальне значення для довгострокової продуктивності. Відсутність повноцінного життя та перевтома з часом призводить до стресу, вигорання та зниження продуктивності. За результатами опитування, проведеного американським інститутом дослідження громадської думки Gallup, вдалося з'ясувати, що лише 26% працівників вважають, що можуть підтримувати здоровий баланс між роботою та особистим життям.


Сторонні звуки та розмови з колегами.
Це один з головних мінусів роботи в офісі. Зайві розмови з колегами забирають час та переключають наш фокус уваги. Після завершення розмов стає складно одразу повернутися до процесу роботи якісно та поглибитись в нього. За можливості краще працювати в ізольованому від офісної техніки приміщенні та попросити колег не відволікати вас під час роботи особистими розмовами.


Використання інтернету не в робочих цілях.
Проблема втрати відчуття часу в інтернеті знайома кожному. Відволікання на соціальні мережі та лист порушують розподіл часу, через що завдання виконуються довше. Однак вимкнути інтернет та працювати також неможливо, адже нам постійно потрібен доступ до нього для виконання робочих задач. Впоратися з цим допоможе тільки самоконтроль.


Погана робоча техніка.
Комп'ютер, який постійно зависає змушує налаштовувати прості робочі інструменти в рази довше. Також проблемна техніка позбавляє можливості користуватися усіма зручностями та технічними можливостями, які можуть полегшити чи оптимізувати як робочі процеси, так і виконання завдань. Усе це прямо впливає на час, концентрацію та якісь роботи, тому знижує продуктивність.


Застарілі застосунки.
Сьогодні створено безліч додатків, які полегшують роботу та прискорюють її виконання. Однак використання старих версій чи застарілих застосунків загалом крадуть ваш час та позбавляють можливостей. На перший погляд здається, що до зменшення продуктивності це не має прямого відношення, однак, після тривалої роботи з невідповідними програмами ви помітите, що дуже довго виконуєте легкі завдання.

Роль тайм-менеджменту у підвищенні продуктивності праці переоцінити складно. Можна сказати, що правильно розподілений та організований час має велике значення для досягнення результатів. Не менш важливими є мотивація та компетенції. Однак саме тайм-менеджмент дозволяє використовувати кожну годину для досягнення ваших конкретних результатів. Таким чином ви можете визначати, що є головним і потребує вирішення в першу чергу, а що — другорядне та зачекати. Іншими словами ви змушуєте час працювати на вас.

По-перше, щоб підвищувати свою продуктивність за допомогою тайм-менеджменту необхідно завчасно планувати свої завдання, адже це допомагає оптимізувати свій час в середньому на 25%.

По-друге, не менш важливо розставляти пріоритетність завдань та бути гнучким для внесення змін. Також психологи рекомендують виконувати більш складні завдання в першу половину дня, щоб не нести в собі неприємні відчуття та напруження від очікування. Таким чином ви змістите фокус уваги на більш важливі справи та будете більш залучені в процес роботи, що сприятиме підвищенню продуктивності.

По-третє, опирайтеся на власний біологічний годинник. Якщо за своєю природою ви «сова», тоді немає ніякого сенсу планувати важливі справи на ранок та очікувати високої продуктивності.

Ще одне рішення з підвищення продуктивності шляхом оптимізації часу пропонує коуч з лідерства в компанії Bravely, Лучіана Паулізе. Експертка рекомендує використовувати закон Паркінсона, який передбачає встановлення часових обмежень для виконання завдань. Сама концепція підходу каже про те, що скільки б часу на роботу не було відведено, ми повністю заповнимо його процесом виконання завданням. Наприклад, взявши дві задачі одного типу та рівня складності, і відвівши на першу 2 години, а на другу — 4, ми використаємо обидва відрізка часу на повну, навіть якщо виконання завдання не потребує такої кількості годин. Це може свідчити про нашу схильність відкладати важливу роботу до останньої хвилину, чим ми самі провокуємо стрес від очікування. Іншим прикладом може бути зустріч, яка повинна тривати 30 хвилин. Навіть якщо ми вирішимо всі питання протягом 15 хвилин, решту часу ми також виділимо для зустрічі, хоча могли б завершити її раніше і приступити до виконання інших завдань. Таким чином ми самі штучно розширюємо обсяг роботи, щоб заповнити наявний час. Щоб уникнути надмірних часових затрат, які не відповідають об'єму задач, варто встановлювати реалістичні дедлайни, які будуть оптимальними для кожного завдання в конкретній ситуації. Таким чином, під тиском часових рамок, ми більшою мірою залишатимемося зосередженими та виконуватимемо роботу більш ефективно. Тож які кроки варто зробити:

• встановіть оптимально короткі часові рамки, які справді відповідають завданню;
  
• застосовуйте метод тайм-боксингу, повністю виконуючи завдання у конкретно заданий дедлайн;
  
• розставляйте проіоритетність завдань відносно їх важливості та дедлайну;
  
• приберіть відволікаючі фактори, адже якісне застосування закону Паркінсона можливе при максимальній концентрації;
  
• діліть об'ємні завдання на менші частини, що сприятиме зміні ставлення до них на більш позитивне. Такий підхід допоможе дотримуватися закону;
  
• постійно оцінюйте розпланований вами час, що допоможе побачити шляхи для оптимізації процесів.

Forest.
Цей додаток виступає блокувальником для вашого смартфону, що сприяє кращій концентрації та зменшує відволікання. Ви можете завести таймер на необхідний вам час. Протягом нього у застосунку ростиме дерево, яке загине, якщо ви перейдете у будь-який інший застосунок. На завершення у розрізі дня, тижня чи місяця ви зможете побачити кількість «вирощених» вами дерев та в кількісному показнику оцінити свою продуктивність. Також застосунок пропонує додаткові опції у вигляді тегів для дерев та можливість обміняти свої зароблені бали для висадки справжнього дерева. Безкоштовною альтернативою може стати застосунок Plantie, однак у ньому відсутні інтерактив та переваги від Forest.


One sec.
Застосунок допомагає обмежувати ваші соціальні мережі. Додаток блокує соціальну мережу, а якщо ви хочете зайти, наприклад, в Instagram, то спочатку вам буде запропоновано глибоко подихати 20 секунд, а потім на екрані з'явиться опція із запитанням чи справді ви хочете перейти в застосунок. Суть методу полягає в тому, що перехід у соціальні мережі — це емоційний вчинок, а якщо цей процес переривати та змушувати мозок чекати, то з часом у нього зникає інтерес до цього. Така ж пропозиція перевести подих з'являється на екрані через пів години використання будь-якої соціальної мережі.


Endel: Focus, sleep, relax.
Додаток генерує звуки, які допомагають вашому мозку працювати краще. За словами розробників, працюючи під музичний супровід, який пропонує застосунок, люди працюють у 7 разів ефективніше, ніж зі звичайними плей-листами для роботи. Користувачу необхідно обрати дію, яку він планує здійснювати, а застосунок сам аналізує додаткові показники: час доби, ваш циркадний ритм, поточну погоду, рівень природного освітлення, а також серцебиття, якщо ви користуєтеся смарт-годинником. На основі досліджень та штучного інтелекту застосунок створює звукові пейзажі для кращої концентрації та зниження рівня стресу.


Habitica:Gamified Taskmanager.
Це планувальник або трекер звичок, який розроблений у формі гри. У застосунку ви створюєте персонажа — себе, який отримує бали у категоріях, дію з якої ви виконали у реальному житті. Наприклад, ваша ціль — тренування. Якщо ви її виконали, тоді вашому герою зараховується +20 балів до здоров'я, а якщо пропустили — списуються.


Instapaper.
Застосунок, який зберігає цікаві для вас матеріали, щоб ви могли повернутися до їх вивчення згодом. Наприклад, ви хотіли переглянути відео чи прочитати статтю, але в даний момент у вас немає на це часу. Щоб не загубити матеріал та не надсилати його у різноманітні месенджери, додаток зберігає його в себе у повноцінному вигляді. Таким чином ви зможете прочитати статтю, навіть якщо у вас буде відсутнє підключення до мережі Інтернет.


Отже продуктивність — це важливий чинник досягнення успіху та відчуття задоволеності в житті. Сама собою продуктивність складається із сукупності якостей: здатності ефективно керувати своїми ресурсами, зосереджувати увагу на важливому та волі досягати результатів. Тому, щоб бути продуктивним, слід розвивати в собі ряд якостей. Важливо усвідомлювати, що продуктивність не є кінцевою метою — це інструмент, за допомогою якого ви можете досягти своїх цілей, реалізувати свої амбіції та знаходити баланс у житті.

Довідково:

«АгрокебетиPRO: навчання, менторство, працевлаштування та підприємництво» — спільний проєкт освітньої програми «Агрокебети» та асоціації «Український клуб аграрного бізнесу», який реалізується за сприяння Проєкту USAID «Економічна підтримка України». Мета ініціативи допомогти молодим спеціалістам знайти своє місце в агро, розвинути потенціал, здобути професійний досвід та удосконалити наявні навики. Сприяти охочим та зацікавленим аграріям у кар'єрному розвитку та підтримці постраждалому бізнесу.