Працюй менше — встигай більше. Як опанувати тайм-менеджмент.

Скільки б часу ми не виділили на будь-яке завдання, зазвичай нам його не вистачає. Здається, що додаткові 2-3 години в добі могли б вирішити це питання, однак, по-перше, це неможливо, по-дурге, проблема однаково б залишилася. Вся справа у відсутності навиків управління часом. Якщо ви не вмієте керувати автомобілем, ви потрапите в ДТП незалежно від його безпечності та інших учасників дорожнього руху. Це ж відбуваєтся і з часом. Погане планування та розподіл часу призведуть до того ж результату, незалежно від його кількості. Незалежно від віку, ця проблема торкнулася кожного бодай один раз у житті. Тож що ми робимо не так? Усе просто — ми заручники наших звичок, які крадуть час.

Звичка перша — ще 5 хвилин.
В оточені кожного із нас є знайомі, які постійно відкладають вранці будильник ще на 5 хвилин, через що запізнюються на роботу чи зустрічі, в поспіху забувають потрібні речі вдома, або ж просто не встигають виконати те, що планували. Неправильний початок дня руйнує всю його систему.

Звичка друга — запізнюватися.
Чи помічали ви реакцію оточуючих на спізнення тих, хто це робить систематично, і тих, для кого це непритаманно? У першому випадку, зазвичай, на це навіть не звернуть уваги, а в другому — як правило підкреслять. Той, хто постійно запізнюється вже і сам не може прийти вчасно, навіть якщо б і міг, адже іншого від нього вже й не очікують. Також звичка спізнюватися має ще один негативний прояв — перманентний стрес, який виникає коли ви намагаєтеся встигнути, розуміючи, що вже поспішати пізно. Це погано впливає на зібраність та когнітивні процеси. Зрештою через збудження нервової системи стає складно зосередитися протягом певної частини дня.

Звичка третя — відкладати все на останній момент.
Звичка відкладати виконання завдань часто стає причиною стресів пов'язаних із завершенням дедлайнів та великою горою справ. Спочатку нам здається, що у нас ще дуже багато часу, а згодом ми розуміємо, що його зовсім не залишилося.

Звичка четверта — метушитися.
Ця звичка є логічним наслідком трьох попередніх. Метушливість змушує робити усе на швидкоруч, однак, пізніше доводиться виправляти виконану роботу. Виходить, що ви зробите одну справу двічі, що також краде ваш час. Набагато краще працювати якісно одразу. Метушлива людина розсіяна, випускає з уваги деталі, забуває важливі речі, робить помилки, яких вона б не припустилася в стані спокою.

Звичка п'ята — братися за все одразу.
Багатозадачність створює ілюзію високої продуктивності та оптимізації часу, однак, визначальною тут є якість виконаних завдань. Про це варто говорити, оскільки у світі всього від 5% до 25% людей справді володіють цією навичкою. Інші намагаються працювати в режимі багатозадачності, що часто призводить до втрати концентрації та підвищеної втомлюваності. Як наслідок якість виконаних завдань страждає, зникає мотивація та опускаються руки. Згодом стає зрозуміло, що часу стає менше, а завдань, які необхідно виконати чи переробити — більше.

Звичка шоста — постійно залишатися в робочому режимі.
Бажання завжди бути продуктивним та активним не несе нічого доброго. Такий підхід пропагує більшість бізнес-коучів та експертів з Instagram. Спочатку це може навіть вдаватися, але в довгостроковій перспективі це не працює. Відсутність належного відпочинку тягне за собою втому і неуважність, що обов'язково відіб'ється на вашій роботі та особистому житті. Ви і самі не помітите як все почне валитися з рук. Прості завдання виконуватимуться в рази довше. Варто розуміти, що відпочинок не означає втрачені можливості. Навпаки, після вдалого та спланованого відпочинку, продуктивність зростає в рази, а робота виконується швидше та якісніше.

Усі ці звички створюють своєрідні емоційні гойдалки, коли нам завчасно відомо, що проблеми поряд, але продовжуємо робити те саме. Тому, щоб не стати жертвою власної поведінки, потрібно звернути увагу на свій звичний спосіб життя.

Варто зазначити, що ваш час вбивають й інші внутрішні чинники, наприклад:

• надмірна комунікабельність, коли ви тратите час на непотрібні розмови;
  
• невміння відмовляти у проханнях. Ви тратите власний час, поки інші його звільняють за ваш рахунок;
  
• повільне прийняття рішень та довге налаштування на робочу хвилю;
  
• невміння або небажання слухати інших. Іноді вам можуть дати корисну пораду з приводу оптимізації завдань, або взагалі сказати про те, що виконання задачі більше не є актуальним, однак, ви про це не дізнаєтеся, адже не слухали.
  

Навички управління часом дозволяють ефективно організовувати робочий процес, підвищувати продуктивність та досягати кращих результатів. Зрозуміти, що у вас є проблеми з тайм-менеджментом доволі просто: ви постійно відчуваєте втому, виконуєте багато роботи, але однаково не бачити ні результатів, ні її завершення. Існує хибна думка, що застосовуючи техніки тайм-менеджменту, ви виконуватиме більше роботи. Насправді тайм-менеджмент спрямований на підвищення продуктивності праці за рахунок правильного розподілу часу, а не збільшення зусиль та кількості завдань. Керуючи часом правильно, можна уникнути лишніх відволікань, зірваних дедлайнів, стресу пов'язаного з постійним та безконтрольним накопиченням завдань, дисбалансу між професійним та особистим життям.


Плануйте свою діяльність
Одна з основних ідей тайм-менеджменту полягає у правильному та реалістичному плануванні. Більшість порад з цього приводу звучать так: «починайте свій день з планування…», однак, доцільніше все ж планувати з вечора. Таким чином ви точно не пропустите цей етап. Вчені стверджують, що під час сну мозок також обробляє інформацію в підсвідомості, а значить у вас є шанс прокинутися вранці з ідеями по реалізації запланованих на день справ. До того ж так ви перенесете свої думки з голови на папір, що сприятиме більшому розслабленню та зниженню тривожності. Важливо планувати свою діяльність з зазначенням часових рамок, так ваш день буде більш структурованим, а шанси виконати задумане протягом дня значно зростуть.

Розставляйте акценти та пріоритети
Щодня переглядайте загальний список завдань і переміщайте їх у порядку спадання. Зазвичай справи, які потрібно виконати в першу чергу, є найбільш складними чи неприємними. Це момент, якого не уникнути, тому візьміть за правило в першу чергу виконувати саме такі завдання. Після їх вирішення вам буде значно простіше реалізувати інші. Американський бізнес-консультант Стівен Кові рекомендує ділити справи на 4 групи за матрицею Ейзенхауера:

• важливі, але не термінові: завдання, які на перший погляд можуть здатися важливими, але насправді такими не є, тому їх можна виконувати після термінових;
  
• важливі і термінові: завдання, які необхідно виконати якомога швидше;
  
• термінові, але не критичні: це найбільш підступні завдання, які зазвичай забирають найбільше часу, але майже не впливають на кінцевий результат. Саме такі завдання найкраще оптимізувати та довести до автоматизму;
  
• не термінові та не важливі: таким справам доречно присвоїти низький пріоритет, і зайнятися ними в останню чергу.
  
  

Для більш довгострокового планування глобальних цілей доречно скористатися пірамідою Франкліна. Розпочніть її заповнення знизу, де ви вкажете свої основні життєві цінності. Після них пропишіть глобальні цілі. Виходячи з них ви сформуєте генеральний план досягнення цілей. Після нього перейдіть до плану на 3-5 років, далі на 1-12 місяців, а на завершення — на день-тиждень.

Концентруйтеся на одному завданні за раз
Часом складно не перестрибувати з таски на таску, особливо коли не хочеться виконувати якесь конкретне завдання. Однак варто все ж концентруватися на кожній задачі окремо. Це дозволить більш якісно виконувати справи та витрачати на них менше зусиль.

Уникайте перфекціонізму
Постійне прагнення до досконалості та пошук недоліків у виконаних завданнях затягує процес їх вирішення та здачі. Зрештою ви не зможете приступити до здійснення наступних задач.

Проаналізуйте, куди зникає ваш час
Коли ви зрозумієте де втрачаєте, тоді зможете більш ефективно впливати на це. Найчастіше ми втрачаємо час на пусті розмови чи блукання в Інтернеті.

Прислухайтеся до власних біоритмів
Плануйте виконання найважливіших завдань на пік своє активності, тоді вам не доведеться змушувати себе працювати. Також не забувайте про свої фізіологічні потреби: відпочинок, їжа, сон, а ще краще — вносьте їх у свій графік.

Сформулюйте чіткі цілі
Ваші цілі повинні бути конкретними, вимірюваними, досяжними, релевантними та обмеженими в часі за методикою SMART. Наприклад, наступного місяця я хочу збільшити об'єм продажів на 30%. Це допоможе вам обрати оптимальну стратегію їх досягнення зі зрозумілими часовими рамками. У вас повинна бути загальна мета, до якої ви будете йти, виконуючи конкретні завдання. Усе інше — потенційно марно витрачений час.

Будьте реалістом
Плануючи завдання обов'язково звертайте увагу на скільки реально їх виконати протягом вказаного проміжку часу. Краще виконати більше запланованого, ніж засмутитися та демотивуватися від того, що не вдалося. Також варто уникати безглуздих завдань, без виконання яких можна обійтися взагалі.

Відстежуйте власний прогрес
Для аудиту виконаних справ та відслідковування продуктивності використовуйте трекери часу, персональні календарі та тематичні застосунки, які допоможуть побачити реальну картину та зрозуміти, у яких процесах варто час оптимізувати, а де його можна додати.

Рефлексуйте
Регулярно оцінюйте ваші робочі звички та якість використання часу. За потреби шукайте можливості для вдосконалення, враховуючи ваш досвід та результати, а також вносьте корективи у свої методи та стратегії.

Таким чином, оволодівши навичками тайм-менеджменту ви зможете:

• позбутися чи мінімізувати стрес та втому від постійного перевантаження;
  
• досягти поставлених цілей, витрачаючи при цьому оптимальну кількість часу;
  
• домогтися високих результатів як у роботі, так і в особистому житті;
  
• розподіляти свій робочий час раціонально та мати можливість для відпочинку, а також планування дозвілля;
  
• реально оцінити свої можливості та розглянути можливість додаткової зайнятості, що покращить фінансове становище.
  
  

Не намагайтеся керувати часом в прямому сенсі, адже це хибна стратегія. Доктор Стрендж — вигаданий художній персонаж, а не реальний приклад для наслідування. Краще оптимально керуйте своїми діями у просторі часу.

Довідково:

«АгрокебетиPRO: навчання, менторство, працевлаштування та підприємництво» — спільний проєкт освітньої програми «Агрокебети» та асоціації «Український клуб аграрного бізнесу», який реалізується за сприяння Проєкту USAID «Економічна підтримка України». Мета ініціативи допомогти молодим спеціалістам знайти своє місце в агро, розвинути потенціал, здобути професійний досвід та удосконалити наявні навики. Сприяти охочим та зацікавленим аграріям у кар'єрному розвитку та підтримці постраждалому бізнесу.