Як підвищувати свою ефективність працюючи віддалено

Віддалена робота завжди асоціювалася з відпусткою від офісного середовища, можливістю розслабитися та побути босом для самого себе. Однак це лише міф, який варто відкинути, коли ми говоримо про віддалену роботу в сучасному світі. Перш за все варто розуміти, що віддалена робота вимагає більшої дисциплінованості, ніж робота в офісі. На перший погляд здається, що саме робота з дому є більш легким варіантом, адже не потрібно вчасно приходити в офіс, а керівник не зможе зафіксувати ваше запізнення, надто довгу обідню перерву чи недоречний зовнішній вигляд, проте, у цієї монети є інша сторона медалі. Зазвичай розпорядок в офісах продумують фахівці, які розуміють як ефективно організовувати робочий процес колективу, такий механізм злагоджений та взаємопов'язаний з іншими аспектами трудового дня. Однак коли це завдання лягає на плечі самого працівника, впоратися із цим якісно та ефективно під силу не кожному. Зміна офісу на дім не означає, що робочий день стає менш напруженим чи відповідальним. Навпаки, віддалена робота може вимагати навіть більше залученості, відповідальності та дисциплінованості, ніж традиційна робота в офісі, і ось чому:

• під час віддаленої роботи вам потрібно самостійно встановлювати робочий графік та дотримуватися його, ставити завдання та слідкувати за їх виконанням. Відсутність нагляду і контролю з боку керівництва вимагає від вас більшої самодисципліни та ефективної організації часу;
  
• фізична присутність у колективі провокує виникнення комунікації навіть у тих людей, які не сильні в ній, або є інтровертами. Проте комунікація при віддаленому форматі роботи відіграє ще важливішу роль, адже її відсутність може призвести до непорозумінь та неефективно виконаних завдань, випадань із контексту та колективу загалом. Ви повинні бути готові до постійного обміну інформацією, включаючи звіти про зроблену роботу, зв'язок з колегами та вирішення питань — тепер це ваша відповідальність насамперед;
  
• віддалений формат не означає відсутність спільної роботи. Ви все ще є частиною команди, виконуєте спільні проєкти і долаєте виклики разом. У свою чергу це вимагає активної залученості до процесів обговорень ідей та відповідальності за своєчасне та якісне виконання вашої частини роботи;
  
• збереження балансу між роботою та особистим життям у віддаленому режимі може бути навіть більш складним завданням, оскільки робочий і особистий простір часто переплітаються. Віддалена робота вимагає зусиль для правильно встановлення меж та відпочинку.
  
  

Однак віддалена робота має і ряд переваг:

• ви можете працювати у власному ритмі, в той час як офісний працівник повинен підлаштовуватися під заготовлений для нього темп. Таким чином ви можете ділити свою роботу на блоки та розподіляти її у проміжку всього дня. Це дає можливість поєднувати роботу з іншими активностями, наприклад, відвідуванням спортивних секцій посеред дня, коли там значно менше людей;
  
• ви заощадите час, а також гроші на проїзд та обіди в закладах. Підрахувавши час на поїздки до офісу та їх вартість стає зрозуміло, що за місяць ви зекономите в середньому 42-44 години, та 900 гривень. У розрізі одного року це близько 508 годин та 11 590 грн без урахування обідів;
  
• дослідники стверджують, що люди, які працюють з дому, менше хворіють. У працівників віддаленого формату зменшуються шанси отримати застуду, оскільки контакт із людьми значно менший. Також ви можете залишатися вдома до повного одужання, але при цьому не накопичувати робочих завдань, які доведеться виконувати по поверненню до офісу;
  
• можливість подорожувати та змінювати країни проживання без шкоди для роботи. Завдяки технологіям, сучасному віддаленому працівнику необхідно підключитися до мережі Інтернет та завантажити необхідні програми, щоб мати змогу працювати з будь-якої точки світу;
  
• в домашніх умовах часом простіше сконцентруватися, ніж у переповненому людьми офісі, які можуть обговорювати як робочі питання, так і спілкуватися на особисті теми;
  
• ви можете обирати зручне місце для роботи, незважаючи колегам, робити розминки, лежати або сидіти на зручній канапі чи ліжку;
  
• економлячи сили на дорогу в офіс та додому, у вас з'являється значно більше часу на сім'ю та друзів. Ви можете вільно планувати свій графік та коригувати пріоритетність подій.
  

Важливість володіння навичками тайм-менеджменту стає особливо актуальним у випадках, коли необхідно самостійно організовувати власну діяльність. Це дозволяє:

• позбутися чи мінімізувати стрес та втому від постійного перевантаження;
  
• досягти поставлених цілей, витрачаючи при цьому оптимальну кількість часу;
  
• домогтися високих результатів як у роботі, так і в особистому житті;
  
• розподіляти свій робочий час раціонально та мати можливість для відпочинку, а також планування дозвілля;
  
• реально оцінити свої можливості та розглянути можливість додаткової зайнятості, що покращить фінансове становище.
  
  

Загалом весь тайм-менеджмент базується на трьох основних принципах: чітка та досяжна мета, зрозуміла мотивація для економії часу, а також результативність, яка передбачає зменшення часових затрат для усунення чи зниження дефіциту часу. Зрозуміти, що із тайм-менеджментом у вас проблеми доволі просто: ви постійно відчуватимете втому, виконуватиме багато роботи, але однаково не бачитимете її завершення. Існує хибна думка, що застосовуючи техніки тайм-менеджменту, працівник бере більше роботи, однак, тайм-менеджмент спрямований на підвищення продуктивності праці за рахунок правильного розподілу часу, а не збільшення зусиль та кількості завдань. Ось декілька кроків для успішного та ефективного планування:

Порада перша: з'ясуйте час своєї максимальної ефективності. Якщо ви сова, марно планувати справи на ранок і чекати геніальних рішень, а якщо жайворонок — не відкладайте завдання на ніч. Якщо вам складно одразу включатися в роботу після пробудження та необхідно набрати темп для роботи — в першу чергу виконуйте монотонні та менш важливі задачі, наприклад, відповідайте на листи. До більш складного та відповідального приступайте, коли ваш організм прокинеться.

Порада друга: встановлюйте межі. У робочий час будьте на роботі, навіть якщо фізично ви знаходитеся вдома. Спочатку завершіть робочий день, а потім приділіть час для сім'ї. Віддалена робота має такий недолік, як спокуса вашої постійної доступності для інших членів сім'ї. Звісно ситуації бувають різними, але краще дотримуватися здорового балансу і не привчати інших до вашого постійного залучення у домашні процеси в робочий час.

Порада третя: телепати у наш час рідкість — спілкуйтеся. Для того, щоб сповістити про проблему, попросити про допомогу або запропонувати ідею варто говорити прямо. Часто люди, які знаходяться фізично поряд, не завжди можуть зрозуміти, що у вас на думці чи на що ви натякаєте. При віддаленому форматі взаємодії із колегами ці шанси ще ближчі до нуля. Тому відкрите спілкування допоможе вберегти вас від непорозумінь з колегами та попередити провали як у вашій роботі, так і команди.

Порада четверта: мінімізуйте фактори, які можуть вас відволікати. Якщо є можливість — виділіть окрему кімнату тільки для роботи. Закривайте двері та сповіщайте всім, що ви зайняті, попросіть не турбувати вас без нагальної потреби. Доречно закрити непотрібні для роботи вкладки у браузері та вимкнути сповіщення із соціальних мереж, якщо це дозволяє специфіка вашої робота.

Порада п'ята: подбайте про робоче місце та атмосферу. Не працюйте з ліжка в піжамі, оскільки це невілюватиме відчуття того, що ви на роботі. Психологи кажуть, що концентрація та продуктивність підвищуються, коли людина робить притаманні для офісної роботи речі: одягається у повсякденне вбрання, наводить лад на робочому столі тощо. Слідкуйте за тим, щоб домашня атмосфера спонукала до праці, а не відпочинку та ліні.

Порада шоста: не ігноруйте фізичні потреби. Працюючи з дому, деякі люди гублять відчуття часу та ігнорують прийоми їжі або розминку. З часом це призводить до перевтоми та виснаження організму. Тому повноцінно харчуйтеся та не забувайте про прогулянки на свіжому повітрі.

Порада сьома: cпілкуйтеся з колегами. Віддалений формат роботи впливає на наші соціальні зв'язки. Щоб відчувати свою приналежність до робочого колективу та компанії у якій ви працюєте, підтримуйте комунікацію з колегами. Можна проводити ранкову каву у Zoom або вигадати інші традиції, які підтримають ваші співробітники. Спілкування не тільки на робочі теми допоможе учасникам команди розгледіти одне в одному особистостей.

Порада восьма: розкажіть про свій розклад команді. Всі ми різні, а віддалений формат роботи дозволяє коригувати години зайнятості. Для ефективної роботи та зручної взаємодії сповістіть колег про свій графік та години залученості у робочий процес. Це покращить не тільки ваше планування робочого дня, але й допоможе іншим членам команди.

Порада дев'ята: використовуйте таск-менеджери. Психологи стверджують, що наочне відображення виконаних завдань покращує настрій, посилює віру в себе та мотивує на подальшу роботу. До того ж, таким чином ви вноситимете у список всі необхідні завдання та нічого не пропустите. Користуйтеся такими сервісами як: Trello, Jira, Basecamp, Todoist чи Asana.

Порада десята: навчіться відмовляти. Віртуальне спілкування робить людей сміливішими, тому цілком можливо, що вас проситимуть виконувати роботу, яка не належить до сфери ваших обов'язків. В реальному житті, як правило, такі прохання менш поширені, оскільки колега може побоюватися негативної відповіді чи реакції. Звісно, якщо без вашої допомоги не обійтися, а ситуація не носить систематичного характеру, то допомогти варто. Такі звернення не повинні бути звичною практикою.

Довідково:

«АгрокебетиPRO: навчання, менторство, працевлаштування та підприємництво» — спільний проєкт освітньої програми «Агрокебети» та асоціації «Український клуб аграрного бізнесу», який реалізується за сприяння Проєкту USAID «Економічна підтримка України». Мета ініціативи допомогти молодим спеціалістам знайти своє місце в агро, розвинути потенціал, здобути професійний досвід та удосконалити наявні навики. Сприяти охочим та зацікавленим аграріям у кар'єрному розвитку та підтримці постраждалому бізнесу.